Ceredigion County Council website

Y dibenion rydym yn defnyddio’ch data personol ar eu cyfer

Fel cyflogwr, mae Cyngor Sir Ceredigion yn casglu ac yn prosesu data personol sy'n ymwneud â'i weithwyr er mwyn rheoli'r berthynas gyflogaeth a bodloni ein rhwymedigaethau o dan eich contract cyflogaeth. Er enghraifft, mae angen i ni brosesu’ch data i'ch talu yn unol â'ch contract cyflogaeth a gweinyddu hawliau pensiwn a budd-daliadau.

Byddwn yn cadw a defnyddio'ch gwybodaeth i'n galluogi i gyflawni ein swyddogaethau rheoli a gweinyddol a rheoli ein perthynas â gweithwyr yn effeithiol, yn gyfreithlon ac yn briodol.

Byddwn yn casglu a defnyddio gwybodaeth:

• Yn ystod y broses recriwtio;
• Tra'ch bod chi'n gweithio i ni;
• Ar yr adeg pan ddaw eich cyflogaeth i ben; ac
• Ar ôl i chi adael

Mae'r wybodaeth rydym yn ei chasglu a'i defnyddio yn ein galluogi i gydymffurfio â'r contract cyflogaeth, cydymffurfio ag unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol, mynd ar drywydd buddiannau cyfreithlon y Cyngor a diogelu ein sefyllfa gyfreithiol pe bai achos cyfreithiol yn digwydd. Os na fyddwch yn darparu'r data hwn, mewn rhai amgylchiadau efallai na fyddwn yn gallu cydymffurfio â'n rhwymedigaethau a byddwn yn dweud wrthych am oblygiadau'r penderfyniad hwnnw.

Mewn rhai achosion, mae angen i'r Cyngor brosesu data i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â'i rwymedigaethau cyfreithiol. Er enghraifft, mae'n ofynnol gwirio hawl gweithiwr i weithio yn y DU, i ddidynnu treth, i gydymffurfio â chyfreithiau iechyd a diogelwch ac i alluogi gweithwyr i gymryd cyfnodau o absenoldeb y mae ganddynt hawl iddynt.

Mae rhai categorïau arbennig o ddata personol, megis gwybodaeth am gyflyrau iechyd neu feddygol, yn cael eu prosesu i gyflawni rhwymedigaethau cyfraith cyflogaeth (megis y rhai mewn perthynas â gweithwyr ag anableddau).

Pan fo'r Cyngor yn prosesu categorïau arbennig eraill o ddata personol, megis gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol neu grefydd neu gred, gwneir hyn at ddibenion monitro cyfle cyfartal. Mae'r data y mae'r Cyngor yn ei ddefnyddio at y dibenion hyn yn ddienw neu'n cael ei gasglu gyda chydsyniad datganedig y gweithwyr, y gellir ei dynnu'n ôl ar unrhyw adeg. Mae gweithwyr yn gwbl rydd i benderfynu p'un ai i ddarparu data o'r fath ai peidio ac nid oes unrhyw ganlyniadau o fethu â gwneud hynny.

Beth os nad ydych chi’n darparu data personol?

Mae gennych rai rhwymedigaethau o dan eich contract cyflogaeth i roi data i'r Cyngor. Yn benodol, mae'n ofynnol i chi roi gwybod am absenoldebau o'r gwaith ac efallai y bydd gofyn i chi ddarparu gwybodaeth am faterion disgyblu neu faterion eraill o dan y ddyletswydd ymhlyg o ddidwylledd. Efallai y bydd yn rhaid i chi hefyd ddarparu data i'r sefydliad er mwyn arfer eich hawliau statudol, megis mewn perthynas ȃ hawliau statudol i wyliau.

Gall methu â darparu'r data olygu na allwch arfer eich hawliau statudol.

Rhaid darparu gwybodaeth benodol, fel manylion cyswllt, eich hawl i weithio yn y DU a manylion talu, er mwyn galluogi'r Cyngor i ddechrau contract cyflogaeth ȃ chi. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth arall, bydd hyn yn rhwystro gallu'r Cyngor i weinyddu'r hawliau a'r rhwymedigaethau sy'n codi o ganlyniad i'r berthynas gyflogaeth yn effeithlon.

Pa fath o wybodaeth ydyn ni’n ei defnyddio?

Mae'r Cyngor yn casglu ac yn prosesu ystod o wybodaeth amdanoch chi. Gallai hyn gynnwys:

• eich enw, eich cyfeiriad a'ch manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn, dyddiad geni a rhyw; telerau ac amodau eich cyflogaeth
• manylion eich cymwysterau, eich sgiliau, eich profiad a'ch hanes cyflogaeth, gan gynnwys dyddiadau dechrau a gorffen, gyda chyflogwyr blaenorol a'r sefydliad
• gwybodaeth am eich tâl, gan gynnwys hawl i fudd-daliadau megis pensiynau
• manylion eich cyfrif banc a'ch rhif yswiriant gwladol
• gwybodaeth am eich statws priodasol, perthynas agosaf, dibynyddion a chysylltiadau mewn argyfwng
• gwybodaeth am eich cenedligrwydd a'ch hawl i weithio yn y DU
• gwybodaeth am eich cofnod troseddol
• manylion eich amserlen (dyddiau gwaith ac oriau gwaith) a phresenoldeb yn y gwaith
• manylion am gyfnodau o absenoldeb a gymerir gennych chi, gan gynnwys gwyliau, absenoldeb oherwydd salwch, absenoldeb am resymau teuluol a chyfnodau sabothol, a’r rhesymau dros yr absenoldeb
• manylion unrhyw weithdrefnau disgyblu neu gwyno rydych wedi bod yn rhan ohonynt, gan gynnwys unrhyw rybuddion a roddwyd i chi a gohebiaeth gysylltiedig
• asesiadau o'ch perfformiad, gan gynnwys arfarniadau, adolygiadau o’ch perfformiad, cynlluniau i wella’ch perfformiad a gohebiaeth gysylltiedig
• gwybodaeth am gyflyrau iechyd neu feddygol, gan gynnwys a oes gennych anabledd y mae angen i'r Cyngor wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer neu beidio
• gwybodaeth monitro cyfle cyfartal gan gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol a chrefydd neu gred

Gall y Cyngor gasglu'r wybodaeth hon mewn amryw o ffyrdd. Er enghraifft, gellid casglu data trwy ffurflenni cais neu CVs; a gafwyd o'ch pasbort neu ddogfennau adnabod eraill fel eich trwydded yrru; o ffurflenni a gwblhawyd gennych chi ar ddechrau neu yn ystod cyflogaeth (megis ffurflenni enwebu yn ymwneud ȃ budd-daliadau); gwybodaeth a gyflenwir ac a gofnodwyd trwy hunan-wasanaeth gweithwyr, o ohebiaeth gyda chi; neu drwy gyfweliadau, cyfarfodydd neu asesiadau eraill.

Bydd data yn cael ei gadw mewn ystod o wahanol leoedd, gan gynnwys yn eich ffeil personél, yn systemau rheoli gweithwyr y Cyngor ac mewn systemau TG perthnasol eraill (gan gynnwys system e-bost y sefydliad).

Ydyn ni’n defnyddio gwybodaeth a dderbynnir o ffynonellau eraill?

Bydd y rhan fwyaf o'r wybodaeth a gawn ni wedi'i darparu gennych chi, ond efallai y bydd rhywfaint o wybodaeth yn dod o ffynonellau mewnol eraill, fel eich rheolwr. Mewn rhai achosion, gall y Cyngor gasglu data personol amdanoch gan drydydd parti, megis geirdaon a ddarparwyd gan gyn-gyflogwyr; gwybodaeth gan ddarparwyr gwirio cefndir cyflogaeth, gwybodaeth gan asiantaethau gwirio credyd a gwybodaeth o wiriadau cofnodion troseddol a ganiateir yn ôl y gyfraith.

Yn ogystal, rydym yn monitro cyfrifiadur (cyfrifon e-bost a systemau electronig); defnydd ffôn/ffôn symudol, fel y nodir yn ein Polisi Diogelwch Gwybodaeth. Caiff unrhyw ddefnyddiwr sy'n mewngofnodi i’r gwasanaethau TGCh Corfforaethol wybod yn ffurfiol y bydd eu gweithgarwch yn cael ei gofnodi a'i fonitro. Mae'r ffeiliau cofnodi yn cael eu monitro ar gyfer unrhyw weithgaredd anarferol a byddant yn cael eu defnyddio ar gyfer unrhyw ymchwiliad i weithgarwch heb ei awdurdodi naill ai ar, neu wrth ddefnyddio, systemau'r Cyngor.

Trosglwyddo’ch gwybodaeth dramor

Ni chaiff eich gwybodaeth ei throsglwyddo y tu allan i'r Deyrnas Unedig.

Gyda phwy y gall eich gwybodaeth gael ei rhannu (yn fewnol ac yn allanol?)

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda'r derbynwyr canlynol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Yn fewnol: Efallai y bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu'n fewnol, gan gynnwys gydag aelodau o'r gwasanaeth Pobl a Threfniadaeth, eich rheolwr llinell, rheolwyr yn yr ardal fusnes rydych chi'n gweithio ynddi a staff TG os oes angen mynediad at y data ar gyfer cyflawni eu swyddogaethau
• Yn allanol: Efallai y bydd y Cyngor hefyd yn rhannu eich data gyda thrydydd parti. Pan fo'r Cyngor yn gofyn i drydydd parti i brosesu data personol ar ein rhan, rydym yn gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig, dan ddyletswydd cyfrinachedd. Mae'n ofynnol i sefydliadau trydydd parti weithredu mesurau technegol a threfniadol priodol i sicrhau diogelwch data, e.e. Darparwyr Pensiwn, darparwr Iechyd Galwedigaethol
• Mae sefyllfaoedd penodol eraill hefyd lle mae'n bosibl y bydd gofyn i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi, fel:
  • Pan fo’n ofynnol i'r Cyngor ddarparu'r wybodaeth yn ôl y gyfraith (e.e. Y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd; CthEM, Yr Adran Gwaith a Phensiynau, y Fenter Twyll Genedlaethol)
  • Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ganfod trosedd
  • Pan fo datgeliad er lles pennaf y person dan sylw

Fel un o weithwyr Cyngor Sir Ceredigion, mae gennych chi ddewis o ystod o gynlluniau budd-dal i weithwyr. Cofiwch nad yw'r Cyngor yn rhannu eich manylion personol (heblaw am eich rhif gweithiwr at ddibenion dilysu) gydag unrhyw un o ddarparwyr y cynllun. Os penderfynwch chi gofrestru a chymryd un o'r cynlluniau sydd ar gael ac yna darparu eich gwybodaeth bersonol, gwneir hyn yn wirfoddol rhyngoch chi a darparwr y cynllun.