Hysbysiad Preifatrwydd y Gwasanaeth Archifau
At y dibenion yr ydym yn casglu eich data personol
Bydd y wybodaeth a gasglwn amdanoch yn cael ei defnyddio at ddibenion:
- Gweinyddu’r gwaith o adneuo/rhoi dogfennau a chasgliadau
- Gweithdrefn mewngofnodi i ganiatáu mynediad i'n casgliadau
- Gweinyddu cyfleoedd gwirfoddoli
- Ymholiadau a gohebiaeth – dros y ffôn/e-bost/llythyr/ar-lein
Mae’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth pan fyddwn yn cael casgliadau o ddogfennau i’w cadw’n barhaol neu pan geir gafael ar y dogfennau hyn, yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni ein tasg gyhoeddus fel y nodir yn Neddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 (adran 60).
Mae llofnodi cytundeb y gwirfoddolwr yn gyfystyr â chontract rhwng y Gwirfoddolwr ac Archifdy Ceredigion. Mae data personol yn cael ei brosesu mewn perthynas â gwirfoddolwyr er mwyn cyflawni contract.
Mae data categori arbennig yn cael ei brosesu fel rhan o gyflawni ein swyddogaethau archifol. Y sail gyfreithlon ar gyfer hyn yw bod prosesu yn angenrheidiol at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, neu ymchwil wyddonol a hanesyddol.
Lle cesglir data categori arbennig mewn perthynas â gwirfoddolwyr, y sail gyfreithlon fydd casglu data gyda chaniatâd penodol testun y data.
Beth os na fyddwch yn darparu data personol?
Os na fyddwch yn rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, gallai hyn olygu na fyddwch yn gallu cael gafael ar ein casgliadau, copïo ein casgliadau neu wirfoddoli yn yr Archifau.
Pa fath o wybodaeth ydyn ni'n ei defnyddio?
Rydym yn casglu’r mathau canlynol o ddata personol amdanoch chi er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn:
- Enw
- Cyfeiriad
- Cyfeirnod unigryw
- Rhif Ffôn
- Cyfeiriad e-bost
- Manylion cyswllt mewn argyfwng
- Manylion cyflogaeth ac addysg
- Ffilm teledu cylch cyfyng
Yn ogystal, mae data am wirfoddolwyr a ddiffinnir fel data categori arbennig. Mae darparu'r data hwn yn ddewisol ac yn cynnwys:
- Manylion iechyd
Ydyn ni'n defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?
Os byddwch yn cofrestru i ymgymryd â chyfleoedd gwirfoddoli gyda ni, byddwn yn gofyn am eirda. Fel arall, nid ydym yn defnyddio gwybodaeth a gasglwyd o ffynonellau eraill.
Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor
Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo y tu allan i'r Deyrnas Unedig.
Gyda phwy y gellir rhannu gwybodaeth (yn fewnol neu'n allanol)
Rydym yn rhannu eich gwybodaeth gyda'r derbynwyr canlynol:
- Gwasanaeth TGCh Cyngor Sir Ceredigion os oes angen gwasanaeth megis mynediad i gyfrifiadur rhwydwaith ar gyfer gwirfoddolwyr
- 'Mannau adneuo’ eraill os byddai eich adnau/rhodd yn fwy addas gyda nhw. Bydd eich caniatâd i wneud hyn wedi'i ofyn ar y Ffurflen Adnau a Rhodd
Fodd bynnag, mae sefyllfaoedd penodol hefyd lle gallai fod yn ofynnol i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, megis:
- Lle mae'n ofynnol i'r Cyngor roi’r wybodaeth yn ôl y gyfraith
- Lle mae angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ganfod trosedd
- Pan fo datgelu er budd hanfodol y person dan sylw