Yn ei swyddogaeth fel Awdurdod Lleol, mae Cyngor Sir Ceredigion yn gweithredu fel awdurdod derbyn i ysgolion yn unol â’r diffiniad yn Neddf Safonau a Fframwaith Ysgolion 1998 (fel y’i diwygiwyd). Yn sgil hynny, mae’n rhaid i’r Awdurdod gael data personol er mwyn prosesu derbyniadau i ysgolion o fewn ardal yr awdurdod lleol. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi’r ffyrdd y defnyddir data personol er mwyn cyflawni’r prosesu hwn.
Y data a geir wrth dderbyn i ysgol yw’r peth cyntaf a nodir yng nghofnod addysgol eich plentyn. Defnyddir eich gwybodaeth i alluogi ysgolion yr awdurdod lleol i ganiatáu i’ch plentyn gael ei dderbyn i un o’ch dewis ysgolion. Cyn gynted ag y’i derbynnir, rhennir y data hwn hefyd gyda’r darparwr arlwyo ac fe’i defnyddir i gynorthwyo’r ysgol yn y broses o weinyddu taliadau heb arian parod ar gyfer prydau ysgol. Rhoddir manylion y system a ddefnyddir i weinyddu taliadau heb arian parod yn hysbysiad preifatrwydd yr ysgol unigol.
Y sail gyfreithiol dros brosesu eich gwybodaeth yw bod prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth weinyddu awdurdod swyddogol ag iddo sail mewn cyfraith. Ymhlith y statudau y dibynnir arnynt mae’r canlynol:
Deddf Safonau a Fframwaith Ysgolion 1998 fel y’i diwygiwyd gan Ddeddf Addysg 2011
Pan brosesir data categori arbennig, y sail gyfreithiol fydd
Erthygl 9 2 g) rhesymau o fudd sylweddol i’r cyhoedd (deddfwriaeth fel yr uchod)
Yr amod prosesu o ran budd sylweddol i’r cyhoedd fydd:
Dibenion statudol neu ddibenion y llywodraeth a, lle bo angen, cyfle cyfartal neu ymdriniaeth gyfartal
Os na fyddwch yn rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan ofynnwn amdani, gall hyn arwain at fethiant i brosesu eich cais i’r ysgol o’ch dewis.
Gallwn gasglu’r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn, yn ddibynnol ar eich amgylchiadau:
- eich gwybodaeth bersonol (megis eich enw, eich cyfeiriad a’ch manylion cyswllt)
- gwybodaeth bersonol eich plentyn (megis enw, cyfeiriad, dyddiad geni ac unrhyw lun (ffoto) a ddarperir gyda’r cais i ddangos tebygrwydd)
- yr ysgol bresennol (os yw’n berthnasol)
- gwybodaeth am yr ysgol a ffefrir a rhesymau’r rhiant dros y dewis hwnnw
- enw a dyddiad geni unrhyw frawd neu chwaer sydd eisoes yn mynychu’r ysgol a ffefrir
- plant sy’n derbyn gofal, plant sydd wedi’u mabwysiadu, plant â gorchymyn gwarchodaeth arbennig neu hanes trefniadau ar gyfer plentyn.
gwybodaeth categori arbennig (statws y Cynllun Addysg Iechyd a Gofal a manylion unrhyw Anghenion Addysgol Arbennig)
Er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol oddi wrthych chi ond yn ddibynnol ar eich amgylchiadau, efallai y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth o’r ffynonellau canlynol:
Tîm Anghenion Dysgu Ychwanegol Cyngor Sir Ceredigion
Pan fo disgybl yn trosglwyddo o un ysgol i’r llall, mae’n bosibl y byddwn yn derbyn gwybodaeth o’r ysgol y mae eich plentyn yn trosglwyddo ohoni
Gellir cael y mathau canlynol o ddata personol, yn ddibynnol ar eich amgylchiadau:
- eich gwybodaeth bersonol (megis eich enw, eich cyfeiriad a’ch manylion cyswllt)
- gwybodaeth bersonol eich plentyn (megis enw, cyfeiriad, dyddiad geni ac unrhyw lun (ffoto) a ddarperir gyda’r cais i ddangos tebygrwydd)
- yr ysgol bresennol (os yw’n berthnasol)
- gwybodaeth am yr ysgol a ffefrir a rhesymau’r rhiant dros y dewis hwn
- enw a dyddiad geni unrhyw frawd neu chwaer sy’n mynychu’r ysgol a ffefrir
- plant sy’n derbyn gofal, plant sydd wedi’u mabwysiadu, plant â gorchymyn gwarchodaeth arbennig neu hanes trefniadau ar gyfer
- gwybodaeth categori arbennig (statws y Cynllun Addysg Iechyd a Gofal a manylion unrhyw Anghenion Addysgol Arbennig)
Ni chaiff eich gwybodaeth ei throsglwyddo y tu allan i’r Deyrnas Unedig
Pan fo eich plentyn yn trosglwyddo i leoliad y tu allan i Ardal yr Awdurdod Lleol, rhennir eich data personol gyda’r ysgol neu’r Awdurdod y mae’n trosglwyddo iddi/ iddo drwy gyfrwng Ffeiliau Trosglwyddo Cyffredin.
Yn ddibynnol ar amgylchiadau eich plentyn, gellir rhannu data personol hefyd gyda’r canlynol:
- Y Gwasanaeth Anghenion Dysgu Ychwanegol
- Y Gwasanaeth Gyrfaoedd
- Tîm Nyrsio Ysgolion Hywel Dda
Mae amgylchiadau penodol fydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:
- Pan fo’r gyfraith yn ei gwneud hi’n ofynnol i’r Cyngor ddarparu’r wybodaeth.
- Pan fo datgelu gwybodaeth yn ofynnol er mwyn rhwystro neu ganfod trosedd.
Pan fo datgelu er budd hanfodol yr unigolyn dan sylw