Ceredigion County Council website

Yn ei swyddogaeth fel Awdurdod Lleol, mae Cyngor Sir Ceredigion yn gweithredu fel awdurdod derbyn i ysgolion yn unol â’r diffiniad yn Neddf Safonau a Fframwaith Ysgolion 1998 (fel y’i diwygiwyd). Yn sgil hynny, mae’n rhaid i’r Awdurdod gael data personol er mwyn prosesu derbyniadau i ysgolion o fewn ardal yr awdurdod lleol. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi’r ffyrdd y defnyddir data personol er mwyn cyflawni’r prosesu hwn.

At ba ddibenion y defnyddiwn eich data personol

Y data a geir wrth dderbyn i ysgol yw’r peth cyntaf a nodir yng nghofnod addysgol eich plentyn. Defnyddir eich gwybodaeth i alluogi ysgolion yr awdurdod lleol i ganiatáu i’ch plentyn gael ei dderbyn i un o’ch dewis ysgolion. Cyn gynted ag y’i derbynnir, rhennir y data hwn hefyd gyda’r darparwr arlwyo ac fe’i defnyddir i gynorthwyo’r ysgol yn y broses o weinyddu taliadau heb arian parod ar gyfer prydau ysgol. Rhoddir manylion y system a ddefnyddir i weinyddu taliadau heb arian parod yn hysbysiad preifatrwydd yr ysgol unigol.

Y sail gyfreithiol dros brosesu eich gwybodaeth yw bod prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth weinyddu awdurdod swyddogol ag iddo sail mewn cyfraith. Ymhlith y statudau y dibynnir arnynt mae’r canlynol:

• Deddf Safonau a Fframwaith Ysgolion 1998 fel y’i diwygiwyd gan Ddeddf Addysg 2011

Pan brosesir data categori arbennig, y sail gyfreithiol fydd:

• Erthygl 9 2 g) rhesymau o fudd sylweddol i’r cyhoedd (deddfwriaeth fel yr uchod)

Yr amod prosesu o ran budd sylweddol i’r cyhoedd fydd:

• Dibenion statudol neu ddibenion y llywodraeth a, lle bo angen, cyfle cyfartal neu ymdriniaeth gyfartal

Beth os na fyddwch yn darparu data personol?

Os na fyddwch yn rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan ofynnwn amdani, gall hyn arwain at fethiant i brosesu eich cais i’r ysgol o’ch dewis.

Pa fath o wybodaeth ydym ni’n ei ddefnyddio?

Gallwn gasglu’r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn, yn ddibynnol ar eich amgylchiadau:

• eich gwybodaeth bersonol (megis eich enw, eich cyfeiriad a’ch manylion cyswllt)
• gwybodaeth bersonol eich plentyn (megis enw, cyfeiriad, dyddiad geni ac unrhyw lun (ffoto) a ddarperir gyda’r cais i ddangos tebygrwydd)
• yr ysgol bresennol (os yw’n berthnasol)
• gwybodaeth am yr ysgol a ffefrir a rhesymau’r rhiant dros y dewis hwnnw
• enw a dyddiad geni unrhyw frawd neu chwaer sydd eisoes yn mynychu’r ysgol a ffefrir
• plant sy’n derbyn gofal, plant sydd wedi’u mabwysiadu, plant â gorchymyn gwarchodaeth arbennig neu hanes trefniadau ar gyfer plentyn
• gwybodaeth categori arbennig (statws y Cynllun Addysg Iechyd a Gofal a manylion unrhyw Anghenion Addysgol Arbennig)

A ydym yn defnyddio gwybodaeth a dderbyniwyd o ffynonellau eraill?

Er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol oddi wrthych chi ond yn ddibynnol ar eich amgylchiadau, efallai y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth o’r ffynonellau canlynol:

• Tîm Anghenion Dysgu Ychwanegol Cyngor Sir Ceredigion
• Pan fo disgybl yn trosglwyddo o un ysgol i’r llall, mae’n bosibl y byddwn yn derbyn gwybodaeth o’r ysgol y mae eich plentyn yn trosglwyddo ohoni

Gellir cael y mathau canlynol o ddata personol, yn ddibynnol ar eich amgylchiadau:

• eich gwybodaeth bersonol (megis eich enw, eich cyfeiriad a’ch manylion cyswllt)
• gwybodaeth bersonol eich plentyn (megis enw, cyfeiriad, dyddiad geni ac unrhyw lun (ffoto) a ddarperir gyda’r cais i ddangos tebygrwydd)
• yr ysgol bresennol (os yw’n berthnasol)
• gwybodaeth am yr ysgol a ffefrir a rhesymau’r rhiant dros y dewis hwn
• enw a dyddiad geni unrhyw frawd neu chwaer sy’n mynychu’r ysgol a ffefrir
• plant sy’n derbyn gofal, plant sydd wedi’u mabwysiadu, plant â gorchymyn gwarchodaeth arbennig neu hanes trefniadau ar gyfer
• gwybodaeth categori arbennig (statws y Cynllun Addysg Iechyd a Gofal a manylion unrhyw Anghenion Addysgol Arbennig)

Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Ni chaiff eich gwybodaeth ei throsglwyddo y tu allan i’r Deyrnas Unedig.

 phwy y gellir rhannu eich gwybodaeth (yn fewnol ac yn allanol)?

Pan fo eich plentyn yn trosglwyddo i leoliad y tu allan i Ardal yr Awdurdod Lleol, rhennir eich data personol gyda’r ysgol neu’r Awdurdod y mae’n trosglwyddo iddi/iddo drwy gyfrwng Ffeiliau Trosglwyddo Cyffredin.

Yn ddibynnol ar amgylchiadau eich plentyn, gellir rhannu data personol hefyd gyda’r canlynol:

• Y Gwasanaeth Anghenion Dysgu Ychwanegol
• Y Gwasanaeth Gyrfaoedd
• Tîm Nyrsio Ysgolion Hywel Dda

Mae amgylchiadau penodol fydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo’r gyfraith yn ei gwneud hi’n ofynnol i’r Cyngor ddarparu’r wybodaeth
• Pan fo datgelu gwybodaeth yn ofynnol er mwyn rhwystro neu ganfod trosedd
• Pan fo datgelu er budd hanfodol yr unigolyn dan sylw