Defnyddir y wybodaeth a gasglwn amdanoch at ddibenion:
· Gweinyddu’r broses o adneuo/rhoi dogfennau a chasgliadau
· Gweithdrefn mewngofnodi i ganiatáu mynediad i'n casgliadau
· Gweinyddu cyfleoedd gwirfoddoli
· Ymholiadau a gohebiaeth – dros y ffôn/e-bost/llythyr/ar-lein
Mae'r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth pan fyddwn yn derbyn casgliadau o ddogfennau i'w cadw'n barhaol neu pan geir mynediad at y dogfennau hyn, yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni ein tasg gyhoeddus fel y nodir yn Neddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 (adran 60).
Mae llofnodi'r cytundeb gwirfoddoli yn creu contract rhwng y Gwirfoddolwr ac Archifau Ceredigion. Prosesir data personol mewn perthynas â gwirfoddolwyr er mwyn cyflawni contract.
Mae data categori arbennig yn cael ei brosesu fel rhan o gyflawni ein swyddogaethau archifol. Y sail gyfreithlon ar gyfer hyn yw bod angen prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, neu ymchwil wyddonol a hanesyddol.
Pan gesglir data categori arbennig mewn perthynas â gwirfoddolwyr, y sail gyfreithlon fydd casglu data gyda chaniatâd penodol y testun data.
Os na roddwch y wybodaeth sydd ei hangen arnom pan ofynnwn amdani, gallai hyn arwain at fethu â chael mynediad at ein casgliadau, copïo ein casgliadau na gwirfoddoli yn yr Archifau.
Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch chi i ddarparu'r gwasanaeth hwn:
· Enw;
· Cyfeiriad;
· Cyfeirnod unigryw;
· Rhif ffôn;
· Cyfeiriad e-bost;
· Manylion cyswllt mewn argyfwng
· Manylion cyflogaeth ac addysg;
· Lluniau teledu cylch cyfyng
Yn ogystal, mae data am wirfoddolwyr a ddiffinnir fel data categori arbennig. Mae darparu'r data hwn yn ddewisol ac yn cynnwys:
· Manylion iechyd
Os cofrestrwch i ymgymryd â chyfleoedd gwirfoddoli gyda ni, byddwn yn gofyn am eirda. Fel arall, nid ydym yn defnyddio gwybodaeth a gasglwyd o ffynonellau eraill.
Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo y tu allan i'r Deyrnas Unedig.
Rydym yn rhannu eich gwybodaeth gyda'r derbynwyr canlynol:
- Gwasanaeth TGCh Cyngor Sir Ceredigion os oes angen gwasanaeth fel mynediad at gyfrifiadur rhwydwaith ar gyfer gwirfoddolwyr
- ‘Mannau adneuo’ eraill pe bai eich adnau/rhodd mewn sefyllfa fwy addas gyda nhw. Gofynnwyd am eich caniatâd i wneud hyn ar y Ffurflen Adneuo a Rhoi
Fodd bynnag, mae sefyllfaoedd penodol hefyd lle mae'n bosibl y bydd gofyn i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi, fel:
- Lle mae'n ofynnol i'r Cyngor ddarparu'r wybodaeth yn ôl y gyfraith
• Lle mae angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ganfod trosedd
• Lle mae datgelu er budd hanfodol yr unigolyn dan sylw