Fel cyflogwr, mae Cyngor Sir Ceredigion yn casglu ac yn prosesu data personol sy'n ymwneud â'i weithwyr er mwyn rheoli'r berthynas gyflogaeth a bodloni ein rhwymedigaethau o dan eich contract cyflogaeth. Er enghraifft, mae angen i ni brosesu’ch data i'ch talu yn unol â'ch contract cyflogaeth a gweinyddu hawliau pensiwn a budd-daliadau.

Byddwn yn cadw a defnyddio'ch gwybodaeth i'n galluogi i gyflawni ein swyddogaethau rheoli a gweinyddol a rheoli ein perthynas â gweithwyr yn effeithiol, yn gyfreithlon ac yn briodol.

Byddwn yn casglu a defnyddio gwybodaeth:

  • Yn ystod y broses recriwtio;
  • Tra'ch bod chi'n gweithio i ni;
  • Ar yr adeg pan ddaw eich cyflogaeth i ben; ac
  • Ar ôl i chi adael

Mae'r wybodaeth rydym yn ei chasglu a'i defnyddio yn ein galluogi i gydymffurfio â'r contract cyflogaeth, cydymffurfio ag unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol, mynd ar drywydd buddiannau cyfreithlon y Cyngor a diogelu ein sefyllfa gyfreithiol pe bai achos cyfreithiol yn digwydd. Os na fyddwch yn darparu'r data hwn, mewn rhai amgylchiadau efallai na fyddwn yn gallu cydymffurfio â'n rhwymedigaethau a byddwn yn dweud wrthych am oblygiadau'r penderfyniad hwnnw.

Mewn rhai achosion, mae angen i'r Cyngor brosesu data i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â'i rwymedigaethau cyfreithiol. Er enghraifft, mae'n ofynnol gwirio hawl gweithiwr i weithio yn y DU, i ddidynnu treth, i gydymffurfio â chyfreithiau iechyd a diogelwch ac i alluogi gweithwyr i gymryd cyfnodau o absenoldeb y mae ganddynt hawl iddynt.

Mae rhai categorïau arbennig o ddata personol, megis gwybodaeth am gyflyrau iechyd neu feddygol, yn cael eu prosesu i gyflawni rhwymedigaethau cyfraith cyflogaeth (megis y rhai mewn perthynas â gweithwyr ag anableddau).

Pan fo'r Cyngor yn prosesu categorïau arbennig eraill o ddata personol, megis gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol neu grefydd neu gred, gwneir hyn at ddibenion monitro cyfle cyfartal. Mae'r data y mae'r Cyngor yn ei ddefnyddio at y dibenion hyn yn ddienw neu'n cael ei gasglu gyda chydsyniad datganedig y gweithwyr, y gellir ei dynnu'n ôl ar unrhyw adeg. Mae gweithwyr yn gwbl rydd i benderfynu p'un ai i ddarparu data o'r fath ai peidio ac nid oes unrhyw ganlyniadau o fethu â gwneud hynny.

Mae gennych rai rhwymedigaethau o dan eich contract cyflogaeth i roi data i'r Cyngor. Yn benodol, mae'n ofynnol i chi roi gwybod am absenoldebau o'r gwaith ac efallai y bydd gofyn i chi ddarparu gwybodaeth am faterion disgyblu neu faterion eraill o dan y ddyletswydd ymhlyg o ddidwylledd. Efallai y bydd yn rhaid i chi hefyd ddarparu data i'r sefydliad er mwyn arfer eich hawliau statudol, megis mewn perthynas ȃ hawliau statudol i wyliau.

Gall methu â darparu'r data olygu na allwch arfer eich hawliau statudol.

Rhaid darparu gwybodaeth benodol, fel manylion cyswllt, eich hawl i weithio yn y DU a manylion talu, er mwyn galluogi'r Cyngor i ddechrau contract cyflogaeth ȃ chi. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth arall, bydd hyn yn rhwystro gallu'r Cyngor i weinyddu'r hawliau a'r rhwymedigaethau sy'n codi o ganlyniad i'r berthynas gyflogaeth yn effeithlon.

Mae'r Cyngor yn casglu ac yn prosesu ystod o wybodaeth amdanoch chi. Gallai hyn gynnwys:

  • eich enw, eich cyfeiriad a'ch manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn, dyddiad geni a rhyw; telerau ac amodau eich cyflogaeth;
  • manylion eich cymwysterau, eich sgiliau, eich profiad a'ch hanes cyflogaeth, gan gynnwys dyddiadau dechrau a gorffen, gyda chyflogwyr blaenorol a'r sefydliad;
  • gwybodaeth am eich tâl, gan gynnwys hawl i fudd-daliadau megis pensiynau;
  • manylion eich cyfrif banc a'ch rhif yswiriant gwladol;
  • gwybodaeth am eich statws priodasol, perthynas agosaf, dibynyddion a chysylltiadau mewn argyfwng;
  • gwybodaeth am eich cenedligrwydd a'ch hawl i weithio yn y DU;
  • gwybodaeth am eich cofnod troseddol
  • manylion eich amserlen (dyddiau gwaith ac oriau gwaith) a phresenoldeb yn y gwaith;
  • manylion am gyfnodau o absenoldeb a gymerir gennych chi, gan gynnwys gwyliau, absenoldeb oherwydd salwch, absenoldeb am resymau teuluol a chyfnodau sabothol, a’r rhesymau dros yr absenoldeb;
  • manylion unrhyw weithdrefnau disgyblu neu gwyno rydych wedi bod yn rhan ohonynt, gan gynnwys unrhyw rybuddion a roddwyd i chi a gohebiaeth gysylltiedig;
  • asesiadau o'ch perfformiad, gan gynnwys arfarniadau, adolygiadau o’ch perfformiad, cynlluniau i wella’ch perfformiad a gohebiaeth gysylltiedig;
  • gwybodaeth am gyflyrau iechyd neu feddygol, gan gynnwys a oes gennych anabledd y mae angen i'r Cyngor wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer neu beidio; a
  • gwybodaeth monitro cyfle cyfartal gan gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol a chrefydd neu gred.

Gall y Cyngor gasglu'r wybodaeth hon mewn amryw o ffyrdd. Er enghraifft, gellid casglu data trwy ffurflenni cais neu CVs; a gafwyd o'ch pasbort neu ddogfennau adnabod eraill fel eich trwydded yrru; o ffurflenni a gwblhawyd gennych chi ar ddechrau neu yn ystod cyflogaeth (megis ffurflenni enwebu yn ymwneud ȃ budd-daliadau); gwybodaeth a gyflenwir ac a gofnodwyd trwy hunan-wasanaeth gweithwyr, o ohebiaeth gyda chi; neu drwy gyfweliadau, cyfarfodydd neu asesiadau eraill.

Bydd data yn cael ei gadw mewn ystod o wahanol leoedd, gan gynnwys yn eich ffeil personél, yn systemau rheoli gweithwyr y Cyngor ac mewn systemau TG perthnasol eraill (gan gynnwys system e-bost y sefydliad).

Bydd y rhan fwyaf o'r wybodaeth a gawn ni wedi'i darparu gennych chi, ond efallai y bydd rhywfaint o wybodaeth yn dod o ffynonellau mewnol eraill, fel eich rheolwr. Mewn rhai achosion, gall y Cyngor gasglu data personol amdanoch gan drydydd parti, megis geirdaon a ddarparwyd gan gyn-gyflogwyr; gwybodaeth gan ddarparwyr gwirio cefndir cyflogaeth, gwybodaeth gan asiantaethau gwirio credyd a gwybodaeth o wiriadau cofnodion troseddol a ganiateir yn ôl y gyfraith.

Yn ogystal, rydym yn monitro cyfrifiadur (cyfrifon e-bost a systemau electronig); defnydd ffôn/ffôn symudol, fel y nodir yn ein Polisi Diogelwch Gwybodaeth. Caiff unrhyw ddefnyddiwr sy'n mewngofnodi i’r gwasanaethau TGCh Corfforaethol wybod yn ffurfiol y bydd eu gweithgarwch yn cael ei gofnodi a'i fonitro. Mae'r ffeiliau cofnodi yn cael eu monitro ar gyfer unrhyw weithgaredd anarferol a byddant yn cael eu defnyddio ar gyfer unrhyw ymchwiliad i weithgarwch heb ei awdurdodi naill ai ar, neu wrth ddefnyddio, systemau'r Cyngor.

Ni chaiff eich gwybodaeth ei throsglwyddo y tu allan i'r Deyrnas Unedig.

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda'r derbynwyr canlynol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

  • Yn fewnol: Efallai y bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu'n fewnol, gan gynnwys gydag aelodau o'r gwasanaeth Pobl a Threfniadaeth, eich rheolwr llinell, rheolwyr yn yr ardal fusnes rydych chi'n gweithio ynddi a staff TG os oes angen mynediad at y data ar gyfer cyflawni eu swyddogaethau.
  • Yn allanol: Efallai y bydd y Cyngor hefyd yn rhannu eich data gyda thrydydd parti. Pan fo'r Cyngor yn gofyn i drydydd parti i brosesu data personol ar ein rhan, rydym yn gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig, dan ddyletswydd cyfrinachedd. Mae'n ofynnol i sefydliadau trydydd parti weithredu mesurau technegol a threfniadol priodol i sicrhau diogelwch data, e.e. Darparwyr Pensiwn, darparwr Iechyd Galwedigaethol.
  • Mae sefyllfaoedd penodol eraill hefyd lle mae'n bosibl y bydd gofyn i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi, fel:
    • Pan fo’n ofynnol i'r Cyngor ddarparu'r wybodaeth yn ôl y gyfraith (e.e. Y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd; CthEM, Yr Adran Gwaith a Phensiynau, y Fenter Twyll Genedlaethol)
    • Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ganfod trosedd
    • Pan fo datgeliad er lles pennaf y person dan sylw

Fel un o weithwyr Cyngor Sir Ceredigion, mae gennych chi ddewis o ystod o gynlluniau budd-dal i weithwyr. Cofiwch nad yw'r Cyngor yn rhannu eich manylion personol (heblaw am eich rhif gweithiwr at ddibenion dilysu) gydag unrhyw un o ddarparwyr y cynllun. Os penderfynwch chi gofrestru a chymryd un o'r cynlluniau sydd ar gael ac yna darparu eich gwybodaeth bersonol, gwneir hyn yn wirfoddol rhyngoch chi a darparwr y cynllun.